Algemeen beleid inzake gegevensverwerking

Origin Architecture & Engineering neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document legt Origin uit hoe het uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt. Ze vormt aldus het algemene beleid van Origin op het vlak van gegevensverwerking.

De verantwoordelijke voor de verwerking is

Origin Architecture & Engineering CVBA
Kartuizersstraat 17 bus 7
1000 Brussel
BE047 6282 866

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met privacy@origin.eu. Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wanneer en voor welke doeleinden verzamelt en verwerkt Origin gegevens?

Origin respecteert uw privacy en verwerkt contactgegevens  (naam,  adres,  e-­ mailadres,  telefoon-­  en  faxnummers) en persoonsgegevens enkel in het kader van haar opdrachten en de daaraan verbonden diensten en activiteiten, zulks in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving (met name Verordening nr. (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens). Deze verwerkingen gebeuren op basis van uw toestemming, de afspraken met de opdrachtgever, om uw belangen te behartigen en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Origin verzamelt en verwerkt gegevens over u wanneer u als klant op ons een beroep doet voor diensten of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de projecten die wij met u sluiten.

Bent u leverancier, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”.

Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier, bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.

Tot slot kan het zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw advies of diensten beroep te kunnen doen. Deze activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Origin?

Het gaat over de gegevens die u ons meedeelt en gegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, de gegevens over uw gezinssamenstelling, uw rijksregisternummer voor een aanvraag in de omgevingsvergunning en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen waar u mee samenwerkt.

De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.

Financiële gegevens verwerken wij in het kader van de boekhouding. 

Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Hoe verzamelt Origin uw gegevens?

Uw gegevens verzamelen wij wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.

Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers die we bekomen van de leveranciers zelf.

Als u onze website bezoekt, maken wij daarbij gebruik van cookies waarover u meer informatie kan vinden op onze cookiepolicy. Dat doen wij in het bijzonder om de inhoud en het gebruiksgemak van die website zoveel mogelijk af te stemmen op u als gebruiker ervan. Daarnaast verwerken wij uw gegevens om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van een website en de inhoud ervan en om u in staat te stellen om gebruik te maken van de interactieve toepassingen en diensten op deze website.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van gegevens door Origin?

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de verwerking “boekhouding”.

Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij communicatie/public relations, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Worden de gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten.

Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.

Behoudens verzet van uw kant kunnen ze ook worden gedeeld met de andere ondernemingen (tijdelijke vereniging, onderaannemers,... ) waar Origin mee samenwerkt.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.

Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Origin bewaart uw gegevens tot 5 jaar na de definitieve beëindiging van haar opdrachten voor de opdrachtgever, of gedurende een langere termijn overeengekomen met de opdrachtgever. 

Uw rechten

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over uw persoonsgegevens die Origin verwerkt alsook om te vragen om rechtzetting van onjuiste gegevens, om verwijdering van uw gegevens en/of om beperking van de verwerking, steeds voor zover de toepasselijke regelgeving dit voorziet. Ook heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking en om de overdracht van uw persoonsgegevens te vragen, wederom in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien Origin’s verwerkingen steunen op uw toestemming heeft u steeds het recht die toestemming in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatige verwerkingen in het verleden. U kunt deze rechten uitoefenen door de verzending van een schriftelijk verzoek aan Origin (zie onderstaande contactgegevens), gedagtekend en ondertekend, met een kopie van beide zijden van uw identiteitskaart in bijlage. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft..

In geval van problemen heeft u het recht klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie of Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Wijzigingen

Origin behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld. De volledige policy wordt eveneens opgenomen op de website.